LTEP – Welcome & Info
Come dare il benvenuto ai nuovi Inbound Students !
Ci sono due modalità di invio messaggi:
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- Invio massivo a più studenti
- Invio a specifico studente
Invio massivo a più studenti
Per inviare una mail a più persone è sufficiente accedere al menù Utilities e selezionare la funzione “Send E-mail Messages”; dovrete specificare la “popolazione” a cui inviare, il messaggio e impostare gli opportuni filtri.
La lista ottenuta può essere poi ulteriormente ridotta deselezionando delle voci.
Infine verrà proposta la schermata finale che oltre a permettere una preview consente anche di controllare e integrare destinatari e allegati.
Invio a specifico studente
Per inviare una mail ad uno studente è sufficiente entrare nella scheda dello studente e dalla sezione “Student Detail” selezionare l’opzione “System e-mail message”; a questo punto sarà possibile selezionare il messaggio e arrivare alla schermata riassuntiva che , prima dell’invio, permette una preview del messaggio.
Ecco i messaggi che potete inviare ai vostri inbound in questa prima fase; sono tutti firmati dall’Inbound Coordinator del vostro distretto !
Messaggio di benvenuto
Contiene un link che invita lo studente a registrarsi e a completare dove necessario i sui dati.
MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #1 INITIAL WELCOME & REGISTRATION REQUEST LTEP
Quando viene confermata la registrazione lo studente riceve in automatico un messaggio di conferma e l’invito a controllare e caricare i documenti richiesti.
Voi dovrete , come avete fatto per gli outbound , controllare nella scheda processing dell’inbound i documenti e approvarli o respingerli.
Messaggio per assicurazione (recap)
Questo messaggio contiene le indicazioni per stipulare l’assicurazione; va inviato una volta che gli studenti si sono registrati.
MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #3 WELCOME AGAIN & INSURANCE REQUIRED
Info su Club e famiglia
Questo messaggio va inviato una volta definiti e associati club, counselor e famiglia ospitante
MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #4 WELCOME WITH HOST CLUB AND HOST FAMILY INFO
Richiesta del piano di volo
MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #5 WELCOME AGAIN & ITINERARY REQUEST
Recap sui documenti
MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #6 WELCOME AGAIN & DOCUMENTS REQUIRED
Informazioni utili (Fondo di emergenza, permesso di soggiorno)
MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #7 WELCOME AGAIN & GENERAL INFO
Recap per itinerario di volo
MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #8 ARRIVAL ITINERARY REQUEST
Volendo c’è anche un messaggio generico che ha una impostazione di base e che potete personalizzare voi:
MD – MESSAGGIO GENERICO PER INBOUND
Vi ricordo che tramite la funzione di PREVIEW potete vedere che messaggio state per inviare.
VEDRETE CHE C’E’ ANCHE UN MESSAGGIO #3A WELCOME AGAIN & CONSULATE che manderemo come MD ai soli studenti EXTRA-UE !
PER CONTROLLARE SE GLI STUDENTI SI SONO REGISTRATI E PER VEDERE LO STATO DI CARICAMENTO DEI DOCUMENTI CONTROLLATE GLI INDICATORI (il verde significa attività completata).