LTEP – Preparazione documenti per Inbound

Al termine delle assegnazioni degli inbound è necessario pensare ai documenti necessari al loro ingresso e soggiorno in Italia.

La differenza è tra gli appartenenti all’Unione Europea  o con nazionalità Italiana che non necessitano di visto e gli altri definiti EXTRA-UE.

Ecco i vari step:

Verifica dei dati dei Club Host

Verificare che i dati di Presidente e YEO dei Club Host siano aggiornati Fatevi dire i nomi dei Counselor da assegnare a ogni inbound !

Preparazione Guarantee Form

Per creare la GF bisogna accedere al record dell’inbound e seguire i seguenti step:

• • Assegnare il Club (scheda detail)
  • Assegnare la Famiglia (scheda Host Families)
  • Assegnare la Scuola (scheda detail)
  • Assegnare il Counselor (scheda contacts)
  • Definire Aereoporto e Paghetta (Guar Form Addl Data accessibile da tasto “Inbound Student Options” presente in alto nella scheda detail)
  • Creare la Guarantee (Guarantee Form dallo stesso tasto detto sopra)

Potete controllare la GF generata nella scheda Documents !

Invio via mail di GF e documenti necessari alla richiesta di visto degli inbound alle famiglie ospitanti

E’ possibile usare due diverse mail a seconda che si tratti di Inbound Extra UE oppure UE (o con passaporto italiano):

EXTRA UE:

MD – HOST FAMILIES – EXTRA UE – PREPARAZIONE DOCUMENTI RICHIESTI

Alla mail, oltre alla GF, sono allegati i seguenti template da completare e firmare:

• • HF070-Iscrizione Scuola  – Da far preparare su carta intestata della Scuola
  • HF040-Dichiarazione della famiglia per il Consolato (Dichiarazione HF Consolato) – Da completare e firmare da parte del dichiarante
  • HF050-Dichiarazione di Alloggio (Dichiarazione HF Alloggio) – Da completare e firmare da parte del dichiarante
  • HF060-Dichiarazione del Club per il Consolato (Dichiarazione HC Consolato) – Da completare e far firmare al Presidente del Club che dovrà fornire anche copia della sua carta di identità

UE (o passaporto italiano):

MD – HOST FAMILIES – UE – PREPARAZIONE DOCUMENTI RICHIESTI

Alla mail, oltre alla GF, sono allegati i seguenti template da completare e firmare:

• • HF070-Iscrizione Scuola  – Da far preparare su carta intestata della Scuola

Controllo dei documenti caricati dalle famiglie

Nella scheda Processing di ogni inbound è possibile controllare i documenti caricati che sono divisi in due gruppi:

• • Documenti in carico allo studente
  • Documenti in carico a famiglia, scuola e club

Creazione Inbound Trasmittal Packet

Una volta controllata la presenza di tutti documenti è necessario creare l’Inbound Transmittal Packet (funzione disponibile pulsante Options presente nella scheda Detail dell’Inbound

Invio comunicazioni varie agli studenti inbound

Potete inviare mail di sollecito documentazione , assicurazione e compilazione piano di volo

MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #3 WELCOME AGAIN & INSURANCE REQUIRED

MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #3A WELCOME AGAIN & CONSULATE

MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #4 WELCOME WITH HOST CLUB AND HOST FAMILY INFO

MD – IB PRE-EXCHANGE MSG #5 WELCOME AGAIN & ITINERARY REQUEST

Manderemo come MD una richiesta a tutti gli EXTRA-UE di specificare (tramite un modulo google) il Consolato Italiano.

A questo punto la segreteria MD manderà a Ministero degli Esteri, Consolati e Delegati Esteri gli opportuni documenti